9 reglas para mandar mails como profesional, según el extitular de Google

El exdirector general de Google, Eric Schmidt, comenta en un libro cómo sacar más provecho a gmail (Reuters).

Ya sea de forma personal o por cuestiones laborales, cada semana envías decenas o hasta cientos de correos electrónicos pero, ¿lo estás haciendo bien?

El exdirector general de Google, Eric Schmidt, y el vicepresidente de Productos de esta empresa, Jonathan Rosenberg, comparten consejos sobre cómo tener mejores prácticas cuando mandas un correo electrónico en su nuevo libro How Google Works.

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De acuerdo con un extracto del libro, publicado por Time en su sitio web, hay ciertas reglas que debes seguir, te presentamos las recomendaciones de los ejecutivos de la empresa tecnológica para mandar mails como un profesional.

1- Responde rápidamente. Debes ser una de esas personas que se dan un tiempo para contestar los mails de manera pronta y no sólo los de algún grupo en especial, si no los correos de todos; esto hará que tus colegas te incluyan en discusiones y toma de decisiones importantes.

Las respuestas pueden ser cortas, incluso Schmidt y Rosenberg aseguran que la respuesta “lo tengo” (got it), es su favorita. Es mejor una respuesta corta a no responder, agregan.

2- Claridad. Para los colaboradores de Google, en un correo electrónico cada palabra cuenta, pero no la “prosa sin sentido”, por lo que el mail debe describir el problema de manera clara y se deben eliminar las palabras que no sean necesarias; aunque esto te lleve más tiempo.

3- Limpia la bandeja de entrada. ¿Pasas mucho tiempo viendo tu bandeja de entrada y decidiendo que correo contestarás a continuación? Es una pérdida de tiempo.

En este caso, la recomendación es centrarte en leer lo suficiente de un correo para darte cuenta que no necesitas leerlo o leerlo y actuar de inmediato; con esto, tu bandeja de entrada tendrá sólo mensajes de “temas complejos” que merecen más atención y que puedes atender más tarde.

La meta es una bandeja de entrada vacía, incluso menos de cinco correos es razonable, de lo contrario después gastarás tiempo en decidir qué atender de la larga lista.

4- Orden. Los ejecutivos de Google, recomiendan manejar los correos en orden LIFO (del más viejo al más reciente).

5- Reenviar contenido. “Recuerda que eres un enrutador”. Cuando recibes información útil considera a quién más le puede servir.

6- Copia invisible. La recomendación con la función bcc –esconde direcciones a quienes mandaste el mail- es usarla sólo cuando quieres sacar a alguien de una serie de mails, informando lo que hiciste en el cuerpo del mail, de otra manera es mejor no copiarlo.

7- No grites. Si necesitas gritar o vociferar algo, mejor hazlo en persona; por vía electrónica es muy fácil hacerlo, apuntan Schmidt y Rosenberg.

8- Seguimiento de solicitudes. Si mandas un correo electrónico con un elemento al cual deseas dar seguimiento, cópiate a ti mismo y pon la marca “seguimiento”. Esto te ayudará a encontrar y seguir las cosas que no se han hecho.

9- Ayúdate a buscar. Si recibes algo que piensas que vas a querer ver de nueva cuenta, mándatelo de nuevo junto con algunas palabras clave que describan el contenido, así será más fácil de encontrarlo en otra ocasión.